قبل از اینکه بخواهیم به یک کارشناس منابع انسانی حرفهای تبدیل شویم بهتر است عناوین مختلفِ این شغل را که در ایران و بین کارفرماها رایج است، بهتر بشناسیم.
اگر به هر دلیلی دانستن این عناوین برایتان جذاب نیست میتوانید با کلیک بر عبارت ویژگیهای یک کارشناس منابع انسانی حرفهای در فهرست، به سراغ اصل مطلب بروید.
کافی است در برخی سایتهای ثبت آگهی استخدام گشت بزنید، براحتی متوجه میشوید که عنوان شغل کارشناس منابع انسانی طیف بسیار گستردهای از فعالیتها را دربرمیگیرد، در اینجا به بررسی عناوین مختلف کارشناس منابع انسانی در ایران میپردازیم تا درک شفافتری از این حرفه و تنوع وظایف آن به دست آوریم.
عناوین رایج:
- کارشناس منابع انسانی
- کارشناس اداری
- کارشناس حقوق و دستمزد
- کارشناس جذب و استخدام
- کارشناس امور رفاهی
- کارشناس امور دفتری
همانطور که اشاره شد، عناوین مختلفی برای کارشناس منابع انسانی وجود دارد. با این حال، صرف عنوان شغلی، لزوماً بیانگر تمام وظایف و مسئولیتهای این فرد نیست.
در واقع، شرح وظایف و انتظارات کارفرما از یک کارشناس منابع انسانی، میتواند به طور قابل توجهی از شرکتی به شرکت دیگر و حتی از یک موقعیت شغلی به موقعیت دیگر در یک شرکت واحد، متفاوت باشد.
برای مثال، در برخی شرکتها، یک کارشناس منابع انسانی ممکن است طیف گستردهای از وظایف را از جمله بایگانی، تشکیل پرونده، تدوین استراتژیهای جذب و استخدام و نگهداشت کارکنان را بر عهده داشته باشد. در مقابل، در شرکتهای دیگر، وظایف این فرد ممکن است محدود به بایگانی، پاسخگویی به سوالات کارکنان و نامهنگاری باشد.
با توجه به تنوع وظایف و انتظارات کارفرمایان از کارشناس منابع انسانی، ارائه یک تعریف جامع و واحد برای این حرفه دشوار است. لذا، برای درک دقیقتر این شغل، لازم است به طور جداگانه به شرح وظایف و انتظارات کارفرما در هر موقعیت شغلی با عنوان کارشناس منابع انسانی توجه شود.
در این راستا، در این مطلب به بررسی ویژگیهای یک کارشناس منابع انسانی حرفهای، وظایف و مسئولیتهای کلی این شغل، مسیر شغلی و شایستگیهای مورد نیاز خواهیم پرداخت.
فهرست مطالب
تفاوت کارشناس منابع انسانی با کارشناس اداری، کارشناس جذب و کارشناس حقوق و دستمزد
در ایران بسیاری از کارفرمایان خیلی تفاوتی بین شغل کارشناس منابع انسانی و کارشناس اداری یا کارشناس جذب و استخدام و… قائل نیستند!
نیاز نیست خیلی تجربهی مشاوره دادن به آنها در حوزه منابع انسانی داشته باشید تا این مطلب را متوجه بشوید، همانطور که گفته شد کافی است جستجویی در آگهیهای استخدام کنید که این موضوع را بخوبی درک نمایید.
سوال خوبی که پیش میآید ایناست که آیا واقعا بین اینها تفاوتی وجود دارد؟ مشخص کردن یک مرز کاملا شفاف بین این مشاغل، واقعا کار راحتی نیست ولی ما در اینجا با استفاده از مرجع معتبر سایت Onet به بررسی تفاوت آنها میپردازیم؛
متخصص یا کارشناس منابع انسانی (Human resource specialist)
کارشناس منابع انسانی یا متخصص منابع انسانی در اونت با عبارت Human resource specialist آورده شده است که با بررسی فعالیتها و شرح وظایف آن متوجه میشویم که از فردی که در این شغل مشغول بکار میشود انتظار میرود:
- تشریح و تفسیر سیاستها، استراتژیها و رویههای حوزه منابع انسانی
- رزومهخوانی و انجام کامل فرایند جذب و استخدام
- تهیه و نگهداری سوابق استخدامی مرتبط با رویدادها مانند استخدام، پایان کار، مرخصی، انتقال یا ترفیع کارکنان
- تهیه و بروزرسانی چارت سازمانی و دیگر اسناد حوزه منابع انسانی
- مشورت دادن به مدیریت برای سیاستهای مرتبط با حوزهی منابع انسانی
- تجزیه و تحلیل داده های مربوط به جذب و تهیه گزارش های مورد نیاز
برای مشاهده وظایف بیشتر میتوانید به لینک زیر مراجعه نمایید.
همانطور که میبینید یک کارشناس منابع انسانی ازنظر سایت اونت میبایست تقریبا در تمام فرایندهای منابع انسانی دانش و مهارت خوبی داشته باشد و از فعالیتهای سادهای چون تهیه و تشکیل پرونده استخدامی تا مشورت دادن به تیم مدیریت در حوزهی تدوین استراتژیهای این حوزه، جز وظایف اصلی آن است.
کارشناس اداری (Office Clerk)
کارشناس اداری یا کارمند اداری در اونت با عبارت Office clerk بیان شده است که در ادامه برخی از وظایف آن آورده شده است تا تفاوت آن را با کارشناس منابع انسانی بهتر بتوان دید.
- تشکیل انواع پروندهها اعم از جذب و استخدام تا پروندههای کارکنان و بایگانی آنها
- بروزرسانی پایگاههای اطلاعاتی کاغذی و الکترونیکی
- پاسخگویی به تلفنها و پیامها
- اپراتوری دستگاههای اداری مانند: فتوکپی و تایپ، اسکن و…
میبینید که حجم جنس وظایف اپراتوری در این عنوان شغلی از کارشناس منابع انسانی بیشتر است، به همین دلیل بیشتر سازمانها دنبال یک کارشناس یا کارمند اداری میگردند ولی چون عبارت کارشناس منابع انسانی قشنگتر است، از این عنوان استفاده میکنند که تا حدودی گمراهکننده است.
کارشناس حقوق و دستمزد (Timekeeping and Payroll Clerk)
این عنوان در بیشتر سازمانها مخصوصا اگر سازمان کوچک یا متوسط باشد، یک فعالیت و وظیفه محسوب میشود ولی در اونت به عنوان یک شغل مجزا آورده شده است که فعالیتهای اصلی آن به شرح زیر است:
- محاسبه ساعت کارکرد کارکنان
- کسر ساعات غیبت و مرخصی و…
- محاسبه حقوق و مبلغ پرداختی کارکنان
- آمادهسازی فایل برای پرداخت حقوق براساس شماره حساب اعلامی
- و…
همانطور که گفته شد در ایران این فعالیتها بخشی از مجموعه کارهای یک کارشناس منابع انسانی است که میبایست فرد مورد نظر اینها را انجام دهد.
در سایت اونت عناوین مشاغل دیگری چون Human resource assistance نیز وجود دارد که میتوانید با مراجعه به آن اطلاعات بیشتری را کسب نمایید.
ما در اینجا به معرفی عناوین مختلف پایان میدهیم و به سراغ بحث اصلی میرویم.
ویژگیهای یک کارشناس منابع انسانی حرفهای چیست؟
همانطور که دیدید عنوان شغل کارشناس منابع انسانی که در ایران و بین کارفرماهای ایرانی مرسوم است، ممکن است تعاریف و معنای مختلفی داشته باشد.
حال سوال اینجاست که برای تبدیل شدن به یک کارشناس منابع انسانی حرفهای و ماهر چه ویژگیهایی نیاز است؟
ما در اینجا ویژگیهای یک کارشناس منابع انسانی به صورت جنرال یا جنرالیست منابع انسانی (Human resource Generalist) را مدنظر قرار میدهیم که تقریباً تمام موارد شرح وظایف را پوشش دهد.
برای تعیین ویژگیهای لازم هر شغل یا نقش نیاز است که آن شغل را بهخوبی تجزیه و تحلیل کرده باشیم. در ادامه نتایج تجزیه وتحلیل شغل کارشناس منابع انسانی را آوردهایم تا معرفی خوبی برای این شغل صورت گیرد.
ویژگیهای مورد نیاز هر شغل را در سه بخش دستهبندی کردهایم: دانش موردنیاز، مهارتهای موردنیاز، نگرش و تواناییهای موردنیاز (چه جسمی، چه ذهنی و شناختی)
دانش حرفهای (Knowledge)
1. فرایندهای منابع انسانی
شاید اولین و مهمترین دانش حرفهای که یک کارشناس منابع انسانی باید داشته باشد، شناخت کامل فرایندهای کلان منابع انسانی اعم از:
- جذب و استخدام،
- آموزش و توسعه کارکنان،
- مدیریت عملکرد،
- نگهداشت و افزایش ماندگاری کارکنان،
- خدمات رفاهی کارکنان،
- رهایی مناسب و مدیریت استعداد است.
نمیتوان فردی را کارشناس منابع انسانی حرفهای دانست اما نداند که چه روشهایی برای تعیین حقوق و دستمزد کارکنان وجود دارد، یا نتواند تفاوت مدیریت عملکرد با ارزیابی عملکرد را بهخوبی توضیح دهد.
داشتن اطلاعاتی در مورد مدل تعالی 34000 منابع انسانی هم از دیگر دانشهای تخصصی مورد نیاز است.
2. امور دفتری
آشنایی با سیستمها و روشهای دفتری و اداری از قبیل پردازش کلمات، مدیریت بایگانی و اسناد، رونویسی، تندنویسی، طراحی فرم، اصطلاحات دفاتر کار و دیگر روشهای اداری
یک کارشناس منابع انسانی حتماً باید با سیستمها و رویههای اداری شرکت آشنا باشد، علاوه بر بلد بودن تندنویسی و رونویسی، کارشناس منابع انسانی باید بتواند فرمهای اداری که شرکت لازم دارد را طراحی کند.
3. خدمات مشتریان
این که کارشناس منابع انسانی یک شرکت با اصول خدمات مشتریان آشنا باشد و بتواند روشهایی برای برآورد نیاز مشتریان ارائه دهد، یکی دیگر از ویژگیهای دانشی یک کارشناس منابع انسانی حرفهای و ماهر است.
4. زبان انگلیسی
امروزه در هر زمینه شغلی، تسلط به زبان انگلیسی باعث میشود شما یک سر و گردن از بقیه رقبا بالاتر باشید. متخصص منابع انسانی هم از این قاعده مستثنی نیست و با تسلط نسبی به گرامر و دستور زبان انگلیسی میتواند خودش را توسعه بدهد.
5. مدل تعالی 34000 منابع انسانی
از یک کارشناس حرفهای در حوزهی منابع انسانی انتظار میرود که مدل تعالی 34000 منابع انسانی و فرایندهای آن را بهخوبی شناخته و بتواند هر کدام از فرایندهای آن را نام برده و توضیح دهد.
مهارتهای حرفهای (Skills)
یکی از مهمترین مفاهیمی که میبایست در مسیر تبدیل شدن به یک کارشناس منابع انسانی حرفهای مدنظر قرار داد، تفاوت بین دانش و مهارت است.
همانطور که «دانستن» با «توانایی انجام دادن» فرق دارد، «دانش» نیز با «مهارت» از نظر ماهیت فرق دارد. پس فردی که دانش خاصی دارد به معنی داشتن توانایی اجرای آن نیست.
دانش از اسمش مشخص است، یعنی دانستهها و معلومات فرد، ولی جنس مهارت از جنس توانایی انجام دادن است، باید توجه کنیم که هیچوقت دانش بسیار بالا و غنی، نمیتواند جایگزین مهارت شود.
بنابراین از جمله مهارتهای مورد نیاز برای یک کارشناس منابع انسانی حرفهای میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
1. یادگیری فعال و مستمر
باتوجه به پویایی و پیچیدگیهای دنیای امروزی، دانش به سرعت در حال تغییر است. برای یک کارشناس منابع انسانی که در خط مقدم تحولات سازمانی قرار دارد، یادگیری فعال و مستمر نه یک انتخاب، بلکه یک ضرورت است.
- توانایی یادگیری از تجربیات: یک کارشناس منابع انسانی باید از تجربیات خود و دیگران برای ارتقای دانش و مهارتهای خود استفاده کند.
- توانایی استفاده از منابع مختلف یادگیری: منابع مختلفی برای یادگیری در دسترس است، مانند کتابها، مقالات، دورههای آموزشی، وبینارها و… یک کارشناس منابع انسانی باید از این منابع به طور موثر استفاده کند.
- توانایی بهکارگیری آموختهها در عمل: یک کارشناس منابع انسانی باید بتواند آموختههای خود را در عمل به کار ببرد و از آنها برای حل مشکلات و چالشهای واقعی در حوزه منابع انسانی استفاده کند.
2. گوش دادن فعال | گوش شنوا، کلید موفقیت یک کارشناس منابع انسانی
در دنیای شلوغ و پر هیاهوی امروز، مهارت گوش دادن فعال برای هر کسی، به خصوص یک کارشناس منابع انسانی، از اهمیت بالایی برخوردار است. چرا که کارشناس منابع انسانی در تعاملات روزانه خود با افراد مختلفی از جمله کارکنان، مدیران، متقاضیان شغل و ذینفعان کلیدی سروکار دارد و برای درک صحیح مشکلات، نیازها و خواستههای آنها، باید گوش شنوایی داشته باشد.
مصادیق گوش دادن فعال عبارتند از:
- توجه کامل به گوینده: در هنگام صحبت با طرف مقابل، تمام حواس خود را به او معطوف کنید و از انجام کارهای دیگر خودداری کنید.
- برقراری ارتباط چشمی: با طرف مقابل ارتباط چشمی برقرار کنید تا به او نشان دهید که به حرفهایش توجه میکنید.
- زبان بدن مناسب: از زبان بدن مناسب مانند ایستادن صاف، لبخند زدن و تکان دادن سر استفاده کنید تا به طرف مقابل نشان دهید که حرفهایش برای شما مهم است.
- پرسیدن سوالات: در مواقع لزوم سوالات مناسب بپرسید تا اطلاعات بیشتری از طرف مقابل به دست آورید.
- عدم قضاوت: بدون قضاوت و پیشداوری به حرفهای طرف مقابل گوش دهید.
- همدلی: سعی کنید خودتان را جای طرف مقابل بگذارید و احساسات او را درک کنید.
3. سخنوری
توجه کامل به آنچه که دیگران میگویند، وقت گذاشتن برای درک نکاتی که ارائه میشود، طرح سوالات مناسب و قطع نکردن صحبت دیگران در زمان نامناسب / گوش دادن و فهم اطلاعات و نظرات شفاهی یا کلمات و جملات
یک کارشناس منابع انسانی نباید در صحبت کردن با دیگران مشکلی داشته باشد و بتواند مباحث مورد نظرش را به درستی به مخاطبش انتقال بدهد.
4. شناخت و حل مسئله
شناخت مسائل و بررسی اطلاعات مربوط به آن به منظور یافتن و ارزیابی کردن راهحلهای مختلف و به اجرا گذاشتن آنها از دیگر مهارتهای لازم برای یک کارشناس منابع انسانی حرفهای است.
- توانایی شناسایی و تعریف دقیق مشکل: اولین قدم در حل مساله، شناسایی و تعریف دقیق آن است.
جمعآوری اطلاعات: برای حل مساله به اطلاعات دقیق و کامل نیاز است. - تجزیه و تحلیل اطلاعات: اطلاعات جمعآوری شده باید به طور دقیق تجزیه و تحلیل شوند تا ریشه مشکل مشخص شود.
- ارائه راهحلهای مختلف: برای هر مشکل معمولا راهحلهای مختلفی وجود دارد. یک کارشناس منابع انسانی باید با بررسی جوانب مختلف مساله، بهترین راهحل را انتخاب کند.
- ارزیابی راهحلها: قبل از اجرای هر راهحل، باید مزایا و معایب آن به طور دقیق ارزیابی شود.
- اجرای راهحل: راهحل انتخاب شده باید به طور دقیق و اصولی اجرا شود.
- ارزیابی نتایج: پس از اجرای راهحل، باید نتایج آن به طور دقیق ارزیابی شود تا مشخص شود که آیا مشکل حل شده است یا خیر.
5. مدیریت تعارض
همانطور که گفته شد نقش یک کارشناس منابع انسانی حرفهای فراتر از وظایف اداری و استخدامی است.
تعامل با افراد در سطوح مختلف، رسیدگی به مسائل و مشکلات، و ایجاد فضایی مثبت و سازنده در محیط کار، از جمله وظایف کلیدی این افراد محسوب میشود.
در این میان، مهارت مدیریت تعارض نقشی اساسی در موفقیت یک کارشناس منابع انسانی ایفا میکند.
کارشناسان منابع انسانی در بسیاری از موارد، در خط مقدم حل و فصل تعارضات قرار دارند. آنها باید در موقعیتهای مختلفی مانند اختلافات بین کارکنان، مشکلات مربوط به حقوق و مزایا و یا چالشهای مربوط به رهبری و مدیریت، با ظرافت و مهارت، به حلوفصل مسائل بپردازند.
نگرش و توانایی حرفهای (Abilities & Attitude)
1. مسئولیتپذیری بالا
مسئولیتپذیری در منابع مختلف تعاریف متفاوتی دارد که ما با اشاره به مصادیق آن سعی در شفاف کردن موضوع داریم.
- تعهد به انجام وظایف به بهترین نحو: یک کارشناس منابع انسانی حرفهای به وظایف خود متعهد است و برای انجام آنها از هیچ تلاشی دریغ نمیکند.
- پذیرفتن مسئولیت نتایج کار: یک کارشناس منابع انسانی مسئولیت نتایج اقدامات خود را میپذیرد و در صورت بروز مشکل، برای حل آن تلاش میکند.
- ارائه گزارش دقیق و بهموقع: یک کارشناس منابع انسانی گزارشهای دقیق و بهموقع از فعالیتهای خود به ذینفعان ارائه میدهد.
- رعایت قوانین و مقررات: یک کارشناس منابع انسانی از قوانین و مقررات مربوطه به حوزه فعالیت خود آگاه است و آنها را رعایت میکند.
2. تفکر سیستمی وتحلیلی
- نگاه جامع به سازمان: یک کارشناس منابع انسانی با تفکر سیستمی، به سازمان به عنوان یک سیستم واحد و پیچیده نگاه میکند که اجزای مختلف آن با یکدیگر در ارتباط هستند.
- درک بخشهای مختلف سازمان: یک کارشناس منابع انسانی میداند که اقدامات در یک بخش از سازمان، میتواند بر بخشهای دیگر نیز تاثیر بگذارد.
- یافتن راهحلهای خلاقانه برای مشکلات: یک کارشناس منابع انسانی با تفکر سیستمی میتواند راهحلهای خلاقانه و جامع برای مشکلات پیچیده در حوزه منابع انسانی پیدا کند.
3. خوشرویی و خوشبرخوردی
در دنیای داینامیک و پیچیده منابع انسانی، جایی که روابط و تعامل با افراد در رأس امور قرار دارد، خوشرویی و خوشبرخوردی حکم کلید طلایی موفقیت را دارد.
یک کارشناس منابع انسانی با برخورداری از این ویژگی، میتواند در جلب نظر و اعتماد کارکنان، ایجاد فضایی صمیمی و مثبت در محیط کار و در نهایت، ارتقای کارایی و بهرهوری سازمان نقشی اساسی ایفا کند.
کلام آخر
در این مطلب مهمترین ویژگیهایی که یک کارشناس منابع انسانی حرفهای باید داشته باشد، گفته شد، من معتقدم با حرکت در مسیر توسعه و رشد این ویژگیها میتوانید به آیندهی بسیار روشن خود در ساخت یک برند شخصی مناسب در حوزهی مدیریت منابع انسانی و فرایندهای آن امیدوار باشید.
2 پاسخ
باسلام و ضمن تشکر از ارایه مطلب عالی
موارد زیر را به وظایف و مهارت های مورد نیاز منابع انسانی اضافه می کنم
وظایف. جامعه پذیری و اجتماعی سازی کارکنان
ایجاد رویه های قانونی و اخلاقی و قانون مداری در سازمان
پناهگاهی امن برای کارکنان
مهارت اقناع و نفوذ،
سلام علی عزیز
ممنونم که نظرت رو با ما درمیان گذاشتی و چقدر خوب و دقیق موارد مهمی رو بیان کردی.
فکر میکنم جامعهپذیری و اجتماعیسازی خیلی مهم باشه چون بهنحوی داره فرهنگ و ارزشهای سازمان رو اشاعه میده.
البته بطور کلی بنظرم مهارتهای اقناعسازی و نفوذ مقداری باهم متفاوت باشند.
که البته هر دو میتوانند برای یک کارشناس حرفهای منابع انسانی نیاز باشند.