چگونه رئیس‌تان را اداره کنید؟

چندسال پیش مسئول آموزش بخشی از سازمان بودم.

مدیر و رئیسم به نامه‌نگاری رسمی اعتقاد خاصی داشت و من مجبور بودم بعنوان مسئول آموزش کارکنان، هر ماه گزارشی از حضور و غیاب، درصد مشارکت، قبولی یا مردودی کارکنان در دوره‌های آموزشی به تفکیک هر مدیریت(حدود ۲۵مدیریت) آماده کرده و طی نامه‌های رسمی (یعنی ۲۵نامه هر ماه) به مدیران ارسال کنم. اینکار واقعا اذیت کننده بود ولی باتوجه به عرق خاصی که رئیسم به نامه‌ی رسمی داشت راه گریزی نبود.

پس من جمله‌ی من می‌خواهم رئیسم بیخیال نامه‌ی رسمی شود را تکمیل کردم. پس تصمیم گرفتم این رفتار او را تغییر دهم، بعد از انجام مراحل شناسایی نقاط قوت و ضعف(مرحله‌ی یک، دو و سوم) متوجه شدم رئیسم مجبور است ماهانه گزارشاتی از تولید را در قالب فایل اکسل آماده کند و به مدیران ارشد ارسال کند، از طرفی در استفاده از اکسل خیلی توانا بنظر نمی‌رسید ولی من در بکارگیری اکسل برای کارهایم معروف بودم و توانمندی خوبی در این حوزه داشتم، فرصتی که دنبالش بودم ایجاد شده بود.

درنگ نکردم و در اولین فرصت ازش خواستم که اجازه دهد گزارش اکسل تولیدات ماهانه را با اینکه وظیفه‌ی من نبود، را انجام دهم و همزمان از او خواستم که در نامه‌نگاری و رفع ایرادات نگارشی نامه‌ها به من کمک کند، اینجا بود که رابطه‌ی دوطرفه شکل گرفت و او هم با کمی تامل پیشنهادم را قبول کرد. وقتی فایل اکسل را گرفتم با فرمول‌نویسی و مقداری هم کدنویسی و ماکرونویسی گزارشی فراتر از حد انتظار رئیسم آماده کردم، چندین نمودار و تحلیل‌های مختلف هم به گزارش اضافه کردم، باتوجه به اینکه به همه‌ی فرمول‌ها و فضای کدنویسی تسلط نسبی داشتم، وقت زیادی ازم نگرفت و به کارهای دیگه‌ی خودمم رسیدم. و البته کاری کردم که برای دفعات بعد هم با زدن یک دکمه گزارش عملکرد تولیدات آماده شود و کمترین زمان لازم به اینکار اختصاص پیدا کند.

وقتی رئیسم فایل گزارش را دید خیلی خوشش آمد و هیجان‌زدگی در چشمانش کاملا محسوس بود، و بواسطه‌ی همین فایل گزارش متفاوتی که به مدیران ارشد ارسال شد مورد تمجید قرار گرفت، و بعد از اون چند کار جزئی این چنینی انجام دادم و به این شکل پاداش‌هایی به او دادم تا اینکه روزی با فایل اکسلی که برای ارائه گزارشات مربوط به حوزه‌ی آموزش کارکنان بود، پیشش رفتم و قابلیت‌های ان را نشانش دادم و بدین شکل که فایل در فضای مشخصی به اشتراک گذاشته می‌شود که هر سرپرست با نام کاربری و کلمه‌ی عبور مشخصی وارد شود و گزارشات حضور عیاب و درصد مشارک و آمار قبولی یا مردودی نفرات زیرمجموعه‌ی خودش را ببیند. این کا. باعث تحسین من توسط رئیسم شد و من در همین حین پیشنهاد دادم که بجای ارسال ماهانه ۲۵نامه‌ی گزارش عملکرد آموزش کارکنان، از این فایل استفاده کنیم، و علی‌رغم اعتقاد خاصی که به نامه‌ی رسمی داشت، قبول کرد که این فایل غیررسمی در یک فضای اشتراکی جایگزین نامه‌ها شود و من موفق به تغییر رفتار او شده بودم و از شر آن همه نامه‌های ماهانه خلاص شدم. این چنین شد که در ۳سالی که مشغول بکار بودم هیچ‌وقت دیگر نامه‌ی گزارشات دوره‌های آموزشی را نزدم و رفتاری که می‌خواستم را تغییر دادم.